Un diagramma di Gantt, comunemente usato nella gestione dei progetti, è uno dei modi più popolari e utili per mostrare attività (o eventi) visualizzati in un asse temporale.
La struttura del diagramma è piuttosto semplice. Sulla sinistra del grafico c’è un elenco delle attività e lungo la parte superiore c’è una scala temporale adatta al progetto che si vuole studiare.
L’attività è rappresentata da una barra; la posizione e la lunghezza della barra riflettono la data di inizio, la durata e la data di fine dell’attività. Questo ti permette di vedere a colpo d’occhio:
- Quali sono le varie attività;
- Quando ogni attività inizia e finisce;
- La durata di ogni attività;
- Dove le attività si sovrappongono ad altre attività e da quanto;
- La data di inizio e di fine dell’intero progetto.
Perché usare il diagramma di Gantt?
Quando si imposta un diagramma di Gantt, è necessario riflettere su tutte le attività coinvolte nel progetto.
Come parte di questo processo, si dovrà stabilire chi sarà responsabile di ogni attività, quanto tempo impiegherà ogni attività e quali problemi potrebbe incontrare il team di lavoro.
Questo pensiero dettagliato aiuta a garantire che la pianificazione sia praticabile, che le persone giuste siano assegnate a ciascuna attività e che possano esserci soluzioni alternative per potenziali problemi prima di iniziare.
La predisposizione di un diagramma di Gantt aiuta ad elaborare gli aspetti pratici di un progetto, ad esempio il tempo minimo necessario per la consegna e quali attività devono essere completate prima che altri possano iniziare.
Inoltre, è possibile utilizzarli per identificare il percorso critico – la sequenza di attività che devono essere completate individualmente in tempo se l’intero progetto deve essere consegnato in tempo.
Infine, puoi usarli per informare la tua squadra e i tuoi sponsor dei progressi. Basta aggiornare il grafico per mostrare le modifiche di programma e le loro implicazioni, o usarlo per comunicare che le attività chiave sono state completate.
Un po’ di storia
Il primo diagramma di Gantt fu ideato a metà del 1890 da Karol Adamiecki, un ingegnere polacco che gestiva un’acciaieria nel sud della Polonia e si era interessato alle idee e alle tecniche di gestione.
Circa 15 anni dopo Adamiecki, Henry Gantt, un ingegnere americano e consulente per la gestione dei progetti, ha ideato la sua versione del grafico ed è stato questo che è diventato ampiamente conosciuto e popolare nei paesi occidentali.
Originariamente i diagrammi di Gantt venivano preparati laboriosamente a mano; ogni volta che un progetto cambiava era necessario modificare o ridisegnare il grafico e questo limitava la loro utilità, essendo il cambiamento continuo una caratteristica della maggior parte dei progetti.
Oggigiorno, tuttavia, con l’avvento dei computer e del software di gestione dei progetti, i diagrammi di Gantt possono essere creati, aggiornati e stampati facilmente.
Vista la semplicità, voglio mostrare come è possibile crearne uno tramite Excel.
Diagramma di Gantt con Excel
Partiamo da questo semplice esempio. Abbiamo un elenco di attività che si può assimilare all’esecuzione di un semplice progetto. Per ogni attività vediamo associata la data di inizio, la durata e la data di fine dell’attività.
Per far sì che il diagramma di Gantt risulti dinamico, ossia al cambiare di una attività o della durata della stessa il grafico si modifichi occorre creare una tabella, come già visto qua.
Una volta cliccata sulla formattazione richiesta ti si apre una pagina come la seguente che indica la posizione per la creazione della nuova tabella:
Cliccare su ok e avrete formattato la vostra tabella.
Seleziona la colonna della Data di Inizio. Clicca su Inserisci, nel Menu Grafici, inserisci istogramma o grafico a barre. Infine, clicca su barre in pila. Otterrai un grafico come quello in figura.
Ora seleziona la colonna Durata, escludendo l’intestazione e quindi la parola durata. Poi clicca su copia o CTRL+C, e clicca sulle barre del grafico e infine clicca CTRL + V, per ottenere il grafico che segue:
Abbiamo visto ad inizio articolo che un diagramma di Gantt è formato dalle attività sull’asse delle ordinate. Per fare ciò, clicca sull’asse verticale col tasto destro poi su seleziona dati.
Poi posizionati su Etichette asse orizzontale (categoria), clicca su modifica e in Intervallo etichette asse che ti si aprirà seleziona la colonna delle attività.
Cliccare su ok.
E poi ancora su ok.
E vediamo il grafico modificato.
Ora però le varie attività sono disposte in ordine opposto a quanto voluto. Per fare in modo di ordinarle, occorre selezionare l’asse delle ordinate, seleziona Formato asse.
Sulla destra si aprirà il Formato asse, scendi e spunta Categorie in ordine inverso in Posizione Asse.
Otterrai il grafico voluto:
Per creare il diagramma di Gantt manca ancora qualcosa. Prima di tutto clicca con il tasto destro sulle barre blu del grafico e seleziona formato serie dati.
Nella pagina che ti si apre sulla destra clicca su Riempimento, e spunta Nessun Riempimento. In Bordo spunta nessuna linea.
Comparirà il seguente grafico:
Per eliminare lo spazio della prima lavorazione e l’inizio della prima attività occorre seguire la suddetta procedura.
Clicca con il tasto destro sulla prima data di inizio della tabella (è il 02 febbraio nell’esempio). Formato celle e menu numero, categoria generale.
Memorizza il numero che compare da esempio: in questo caso 43133. Poi clicca su Annulla.
Ora quello da fare è posizionarsi sull’asse temporale in alto del diagramma di Gantt e si aprirà il formato asse sulla destra.
Nei Limiti dell’opzione Asse in minimo devi inserire il valore che hai trovato con lo step precedente, ossia 43133.
Se ora vuoi ridurre la distanza dell’ultima attività con la data ultima riportata sopra, basta modificare sempre nel formato asse il limite massimo inserendo nel nostro caso 43154. Otterremo il seguente risultato:
Ancora: se vuoi modificare l’intervallo temporale, e lo desideri di ogni 3 giorni, basta modificare l’unità principale sempre nel formato asse, in questo modo:
L’unità secondaria, se si imposta la primaria verrà modificata automaticamente.
Arrivati a questo punto, è possibile ridurre lo spazio che intercorre tra le varie attività. Per farlo clicca sulle barre, ti si apre formato serie dati e in larghezza spaziatura modifica la percentuale e metti il 5% (o un’altra percentuale che preferisci, prova e poi scegli quella che più ti piace).
Ora il diagramma di Gantt è realizzato. Se per qualche ragione ti sei dimenticato un’attività o se ne dovesse aggiungere in corso d’opera una nuova basta inserirla dentro la tabella creata e si otterrà immediatamente la modifica al diagramma.
Questo avviene perché si è formattato la tabella inizialmente.
Ora mostro il video della procedura descritta.
