Excel ormai è diventato un’applicazione di uso quotidiano per la maggior parte di noi. Con una stima di 750 milioni di utilizzatori al mondo, non c’è da rimanere sorpresi come questo potente strumento sia diventato popolare e di prassi aziendale.
Sia che tu voglia creare un diagramma di Pareto, un diagramma di Gantt o semplicemente gestire le spese personali, con Excel tutto è più fattibile.
Nell’articolo di oggi voglio proporti come utilizzare una tecnica di livello intermedio: la formattazione condizionale avanzata.
Vediamola subito applicata ad un esempio.
Gestire i flussi di materiale tramite formattazione condizionale avanzata
Solitamente, la gestione del flusso delle merci viene eseguita tramite un software gestionale, che ne permette un coordinamento adeguato alle esigenze aziendali specifiche.
Qualora non si avesse la possibilità di investire su uno strumento del genere, (ad esempio perchè gestisci una piccola impresa famigliare, o perchè hai appena creato una startup), Excel può essere un’ottima alternativa alla gestione iniziale dell’arrivo e dell’uscita della merce.
Quindi, se ci si dovesse trovare in questa situazione per gestire il flusso di materiale con Excel, può essere utile evidenziare una riga automaticamente al verificarsi di una determinata condizione.
Ciò può essere fatto utilizzando la formattazione condizionale avanzata (ovviamente essa può essere usata anche per applicazioni e scopi differenti).
Di conseguenza, partiamo ipotizziando di avere la seguente tabella, che mostra l’elenco di alcuni componenti cui è composta una bicicletta.
Tali componenti arrivano da un determinato fornitore (in una data arrivo confermata) e vengono spediti a un determinato cliente (in una data di conferma spedizione).
L’esempio di gestione dei materiali è qua semplificato: lo si può vedere dal fatto che la quantità che arriva da un fornitore, non per forza, è la stessa ad essere consegnata ad un determinato cliente.
Ipotizziamo successivamente di voler colorare di verde tutta la riga in cui è presente la data conferma spedizione per mostrare che la lavorazione è stata eseguita e l’azienda ha spedito la merce al cliente. Per farlo, selezioniamo tutta la tabella e clicchiamo su formattazione condizionale (nel menu home):
Dopodichè clicchiamo su nuova regola. Apparirà il seguente form:
Selezioniamo ora “Utilizza una formula per determinare le celle da formattare”:
Clicchiamo su formato e selezioniamo il riempimento desiderato (colore verde).
Clicchiamo su ok.
Ritornerà alla schermata precedente e dentro a “Formatta i valori per cui questa formula restituisce Vero:” inserisci =$G2<>””. La formula sta a significare che se la cella G2 (e le celle successive della colonna G) hanno inserito un valore, allora è possibile fare avvenire la formattazione.
Siamo a metà: clicchiamo ok, e comparirà la seguente immagine.
Come potete vedere si è colorata anche la prima riga. Per risolvere, andiamo sempre su formattazione condizionale, cliccando però ora (sempre mantenendo la selezione attiva) su Gestisci regole:
Dentro alla casella di testo “Si applica a” inseriamo =$A$2:$I$22 (ossia le celle che vogliamo formattare, al posto di =$A$1:$I$22), come nell’immagine sotto:
Clicchiamo su applica.
Attenzione ora alla Formula a sinistra: invece che G2, Excel ti ripropone automaticamente G3. Di conseguenza, ripristina il valore di G2 per ottenere la condizione dell’immagine sopra. Dopodiché clicca nuovamente su applica per ottenere il seguente risultato:
Bene: ora tramite la colorazione di verde delle righe, che avverrà in automatico una volta che si inserisce la data conferma spedizione, possiamo gestire il flusso di materiali in uscita.
Volendo gestire anche il materiale in entrata in azienda, ipotizziamo di colorare automaticamente di giallo tali componenti una volta che viene indicata la data arrivo confermata.
Pertanto, selezioniamo tutta la tabella e creiamo una nuova regola come visto poc’anzi.
Clicchiamo sempre su “Utilizza una formula per determinare le celle da formattare”:
Clicchiamo su formato e inseriamo in riempimento il colore giallo.
Diamo l’ok.
Stavolta, dentro a “Formatta i valori per cui questa formula restituisce Vero:” anziché inserire =$G2<>”” inseriamo =$E2<>”” (ossia considererà per la formattazione le celle dove si inserirà la data arrivo confermata).
Diamo l’ok e otterremo il seguente risultato.
Come possiamo notare in questo modo viene selezionato tutto di giallo, perché la formula precedente vede che dentro la cella E2 (e successive) è inserito un valore.
Tra due condizioni entrambe verificate Excel tende a dare priorità all’ultima regola inserita (quindi quella gialla). Di conseguenza attua la formattazione riempimento colore giallo anche sulle celle che prima erano evidenziate di verde.
Per risolvere dobbiamo procedere con i prossimi due step:
1) Aggiornare la formattazione alla riga successiva: come prima occorre selezionare Gestisci regole e impostare la formula su A2 e non A1 come proposto.
Dopo le modifiche dovresti avere i valori mostrati nell’immagine seguente:
Cliccando su applica verrà spostata di una riga la formattazione.
2) Cambio di priorità delle formattazioni create: in questo modo riusciremo a gestire nuovamente gli articoli già effettivamente spediti a cliente.
Torniamo su Gestisci regole e selezioniamo la riga gialla. Dopodiché clicchiamo sul tasto in basso (di fianco a Elimina Regola) per invertire l’ordine di priorità della formattazione. In questo modo avremo che la prima formattazione creata (quella verde) ha maggiore priorità di quella appena creata (gialla).
Clicchiamo su applica e poi su ok ed otterremo:
Ecco il risultato desiderato. In giallo avremo tutti i materiali che sono in lavorazione o appena arrivati, mentre in verde abbiamo i prodotti finiti già spediti a fornitore.
Ora quando inseriremo una data di conferma spedizione (nelle righe gialle), vedremo che essa farà tramutare automaticamente (per via delle formattazioni create) in verde tutta la riga. Viceversa, quando arriveranno nuovi componenti dal fornitore e inseriremo la data di arrivo confermata la riga si colorerà di giallo, per indicare che il prodotto è arrivato in azienda ed è disponibile per la lavorazione.
Ipotizziamo di confermare la spedizione del codice Catena a data 13/09 al cliente Gravel Bike e di ricevere il battistrada in data 12/09 dal fornitore GISO. Le due righe si coloreranno in automatico in base alla formattazione appena impostata:
Bene. Spero che ora ti sia chiaro come utilizzare la formattazione condizionale avanzata. Però vorrei offrirti un altro spunto.
Avrai notato che la formattazione vale fino alla cella I22.
Come fare per impostarla automaticamente anche a celle più in basso senza doverlo fare manualmente?
Una soluzione c’è.
Selezioniamo tutte le righe e colonne mostrate nell’esempio e creiamo una tabella (se hai letto gli altri articoli relativi ad Excel, ormai dovresti sapere il motivo di questa procedura) andando su formatta come tabella nel menu home e scegliendo la formattazione che più preferiamo.
Comparirà il seguente form:
Diamo l’ok ed otterremo la seguente tabella:
Ora la formattazione è diventata dinamica: vediamolo aggiungendo due righe e confermando una data arrivo confermata e una data conferma spedizione per vedere cosa succede.
Infine, per una più semplice visualizzazione, otteniamo la seguente rappresentazione:
Quanto finora illustrato viene presentato anche nel video seguente:
