In passato, quando i manager pensavano al design organizzativo, tendevano a concentrarsi sulla struttura e sulla strategia. Si pensava a chi fosse responsabile di cosa, chi riferiva a chi, a quanti livelli di gestione avrebbero dovuto esserci e come battere la concorrenza.
Tuttavia, man mano che le organizzazioni diventano più grandi e complesse, il coordinamento diventa altrettanto importante, se non più importante, della struttura.
Questo aspetto fu notato da dei consulenti di McKinsey, i quali introdussero il modello delle 7S, per tracciare e gestire efficacemente un processo di cambiamento e migliorare pertanto le performance e la crescita dell’azienda.
Vediamo maggiormente di cosa si tratta e come funziona.
Cos’è il modello delle 7s (McKinsey)?
Il modello delle 7s, o modello McKinsey, è stato sviluppato negli anni ’80 dai consulenti McKinsey Tom Peters, Robert Waterman e Julien Philips con l’aiuto di Richard Pascale e Anthony G. Athos.
Dall’introduzione, il modello è stato ampiamente utilizzato da accademici e professionisti e rimane uno degli strumenti di pianificazione strategica più popolari.
Ha cercato di presentare un’enfasi sulle risorse umane (definite Soft S), piuttosto che sui tradizionali metodi di produzione di massa di capitali, infrastrutture e attrezzature, come chiave per prestazioni organizzative più elevate (definite Hard S).
L’obiettivo del modello è mostrare come 7 elementi dell’azienda (struttura, strategia, competenze, personale, stile, sistemi e valori condivisi), possano essere allineati insieme per raggiungere l’efficacia in un’azienda.
Il punto chiave del framework, quindi, è che tutte e sette le aree siano interconnesse e un cambiamento in un’area richieda un cambiamento nel resto di un’azienda affinché funzioni efficacemente.
Può essere ampiamente utilizzato in varie situazioni:
- Per migliorare le prestazioni organizzative.
- Per analizzare e valutare gli effetti dei cambiamenti futuri sull’organizzazione.
- Può essere un quadro utile durante la situazione di fusione e acquisizione che coinvolge un allineamento tra i processi chiave di un’organizzazione.
- Per fornire un quadro di raccomandazioni per l’attuazione di un piano d’azione strategico.
- Il modello può essere efficacemente applicato anche a vari team o gruppi o progetti.
Di seguito puoi trovare una rappresentazione del modello McKinsey, dove si può notare l’interconnessione dei vari elementi tra di loro.
I 7 Fattori
Nel modello McKinsey, le sette aree dell’organizzazione sono divise nelle aree “soft” e “hard”. Strategia, struttura e sistemi sono elementi che rientrano nella prima categoria, e che sono molto più facili da identificare e gestire rispetto agli elementi soft. D’altra parte, questi ultimi, sebbene più difficili da gestire, sono alla base dell’organizzazione e hanno maggiori probabilità di creare un vantaggio competitivo sostenuto.
Strategy (Strategia)
La strategia è un piano sviluppato da un’azienda per ottenere un vantaggio competitivo sostenuto e competere con successo sul mercato.
Cosa significa una strategia ben allineata nel modello McKinsey? In generale, una strategia solida è quella che è chiaramente articolata, è a lungo termine, aiuta a raggiungere un vantaggio competitivo ed è rafforzata da una visione, missione e valori forti.
Ma è difficile dire se tale strategia sia ben allineata con altri elementi se analizzata da sola. Quindi la chiave del modello 7s non è guardare l’azienda per trovare la strategia, la struttura, i sistemi, ecc. Ma guardare se è allineata con gli altri elementi.
Ad esempio, la strategia a breve termine è di solito una cattiva scelta per un’azienda ma se è allineata con gli altri 6 elementi, può fornire risultati positivi.
Structure (Struttura)
La struttura rappresenta il modo in cui le divisioni e le unità aziendali sono organizzate e include le informazioni su chi è responsabile verso chi. In altre parole, la struttura è l’organigramma dell’azienda. È anche uno degli elementi più visibili e facili da modificare del framework.
Systems (Sistemi)
I sistemi sono i processi e le procedure dell’azienda, che rivelano le attività quotidiane del business e come vengono prese le decisioni. I sistemi sono l’area dell’azienda che determina le modalità di business e dovrebbe essere l’obiettivo principale per i manager durante i cambiamenti organizzativi.
Skills (Competenze)
Le competenze sono le capacità che i dipendenti dell’azienda possiedono e acquisiscono col tempo. Durante il cambiamento organizzativo, spesso si pone la questione di quali competenze l’azienda avrà davvero bisogno per rafforzare la nuova strategia o la nuova struttura.
Staff (Persone)
L’elemento personale riguarda il tipo e il numero di dipendenti necessari per un’organizzazione e il modo in cui verranno assunti, formati, motivati e premiati.
Style (Stile)
Lo stile rappresenta il modo in cui l’azienda è gestita da manager di alto livello, il modo in cui interagiscono, quali azioni intraprendono e il loro valore simbolico. In altre parole, è lo stile di gestione dei leader dell’azienda.
Shared Values (Valori Condivisi)
I valori condivisi sono alla base del modello McKinsey. Sono le norme e gli standard che guidano il comportamento dei dipendenti e le azioni dell’azienda e, quindi, sono la base di ogni organizzazione.
Come trarre vantaggio da questo modello?
Dopo aver visto gli elementi caratterizzanti del modello delle 7s, è bene capire come esso funziona e come può essere applicato per garantirci i benefici sperati. I seguenti passaggi dovrebbero aiutare nell’implementazione di questo strumento.
Passaggio 1: identificare le aree che devono essere allineate
Il primo passo è quello di analizzare ciascuno dei sette elementi per determinare se sono effettivamente allineati con gli altri.
Ad esempio, se hai progettato una strategia che si basa sulla rapida introduzione di un prodotto, ma usi una struttura a matrice con relazioni contrastanti che ostacolano un ambiente di lavoro agile, c’è un conflitto che richiede il cambiamento di strategia o struttura.
Per eseguire un’analisi 7s, occorre trovare una o più risposte a queste domande:
Strategia
Qual è l’obiettivo dell’azienda?
Come verranno utilizzate le risorse per raggiungere questo obiettivo?
Cosa rende unica l’azienda?
Come si adatta l’azienda alle mutevoli condizioni del mercato?
Struttura
Come è organizzata l’azienda?
Come vengono prese le decisioni?
In che modo i dipendenti si allineano alla strategia aziendale?
Come vengono condivise le informazioni?
Sistemi
Quali sistemi finanziari sono in atto per l’acquisizione delle risorse?
Quali sistemi sono in atto per il reclutamento, la promozione e la valutazione delle prestazioni?
Quali processi, procedure e routine sono in atto per svolgere il lavoro?
Valori condivisi
Quali sono i valori su cui è stata costruita l’organizzazione?
Come si svolgono i valori nella vita quotidiana?
Stile
Qual è lo stile di leadership?
In che modo i dipendenti rispondono alla direzione?
I dipendenti lavorano in modo competitivo, collaborativo o cooperativo?
Personale
Il numero attuale di dipendenti è sufficiente per raggiungere gli obiettivi?
Ci sono esigenze di personale?
Vi sono lacune nelle capacità o risorse richieste?
Competenze
Quali competenze hanno i dipendenti per fornire prodotti e servizi chiave?
Le competenze attuali dei dipendenti sono sufficienti?
Cosa fa bene l’organizzazione?
Come vengono monitorate, valutate e migliorate le competenze?
Dopo aver risposto a queste domande, si può procedere ad analizzare i dati e cercare allineamento, coerenza, conflitti, lacune, punti di forza e punti di debolezza.
Passaggio 2: determinare la situazione ideale dell’organizzazione
In questa fase occorre specificare dove desideri idealmente essere e il design organizzativo ottimale che desideri raggiungere, con l’aiuto dell’alta dirigenza.
Ciò renderà più facile fissare gli obiettivi ed elaborare un solido piano d’azione per attuare la strategia. Dal momento che la posizione ottimale in cui vuoi essere non ti è ancora nota, dovrai raccogliere dati e approfondimenti attraverso la ricerca sui progetti organizzativi dei concorrenti e su come hanno affrontato il cambiamento organizzativo.
Rispondere alle domande sopra è solo il punto di partenza.
Passaggio 3: sviluppa il tuo piano d’azione
Qui identificherai quali aree devono essere riallineate e in che modo lo faresti.
Il risultato di questo passaggio dovrebbe essere un piano d’azione dettagliato che elenchi i singoli passaggi che è necessario adottare per raggiungere la situazione desiderata, insieme ad altri dettagli importanti come i responsabili di attività, i tempi, le precauzioni e così via.
Passaggio 4: attuare il piano d’azione
L’esecuzione corretta del piano d’azione dipende da chi lo esegue.
Pertanto è necessario assicurarsi di assegnare le attività alle persone giuste nella propria organizzazione. Potresti valutare anche di assumere consulenti per guidare il processo.
Passaggio 5: rivedere i sette elementi di volta in volta
Poiché i sette elementi sono soggetti a continui cambiamenti, rivederli periodicamente è essenziale.
Una modifica in un elemento influirà su tutti gli altri, il che richiederà di implementare un nuovo design dell’organizzazione. Rivedi frequentemente la situazione per essere consapevole delle azioni correttive che potresti voler intraprendere.
Esempio di applicazione del modello delle 7S
Vediamo ora un esempio di utilizzo del modello delle 7s per esaminare una startup innovativa che ha appena iniziato a vedere crescere rapidamente le sue vendite.
Passaggio 1: situazione attuale
Il team è composto da solo 6 dipendenti. Questo andava bene mentre il prodotto veniva inizialmente sviluppato, ma ora che la società ha iniziato a sperimentare una crescita delle vendite è dolorosamente inadeguato.
La strategia dell’azienda è quella di crescere a livello nazionale e anche di espandersi provvisoriamente in un altro paese dell’Unione Europea. Al momento i sistemi e i processi sono praticamente inesistenti poiché tutti sono seduti a una distanza di conversazione dal CEO che sta coordinando direttamente tutti.
Passaggio 2: misurazione della situazione futura
Ora guardiamo cosa significa questo rispetto a dove vogliamo andare. Il piano è di aumentare l’organizzazione a 200 persone man mano che le vendite crescono e viene catturato sempre più mercato interno.
Come puoi vedere, per questa società per arrivare dove vuole andare c’è molto lavoro da fare.
Passaggi 3, 4 e 5
Gli ultimi tre passaggi riguardano la creazione e l’esecuzione del piano per creare l’allineamento tra tutti gli elementi del modello delle 7s, per consentire all’organizzazione di raggiungere i propri obiettivi di crescita.
La prima cosa che questa azienda decide è che la trasformazione non dovrebbe essere guidata dal CEO. Assumerà un senior project manager per guidare la trasformazione.
La seconda decisione che questa azienda prende è ammettere che non ha alcun talento nelle aree delle risorse umane e della finanza, quindi si rivolgeranno a consulenti specializzati per aiutarla a stabilire queste aree.
E così questa organizzazione continua a costruire il suo piano. Una volta completato, deve quindi eseguirlo, monitorarlo e modificarlo man mano che nuove informazioni vengono alla luce, fintanto che gli obiettivi non vengono raggiunti.
Se ti interessa approfondire ulteriormente questo modello consiglio di vedere anche un caso di studio per l’Ithaca Beer a questo link.
Svantaggi del modello delle 7S
Concludiamo questo articolo, mostrando i difetti del modello McKinsey, il quale:
- Ignora l’importanza dell’ambiente esterno e descrive solo gli elementi più cruciali per spiegare l’interdipendenza dei processi e dei fattori chiave all’interno dell’organizzazione.
- Non spiega esplicitamente il concetto di efficacia organizzativa o prestazione.
- è stato criticato per la mancanza di prove empiriche sufficienti a supportare la loro spiegazione.
- è considerato come un modello statico.
- Non permette di valutare con successo il grado di adattamento con precisione.
- Viene criticato per aver perso le aree complesse o più sottili in cui possono sorgere le effettive lacune nella concettualizzazione e nell’esecuzione della strategia.
