Se hai mai lavorato su un progetto che coinvolge sia la strategia che l’esecuzione, sai che iniziare è spesso la parte più difficile. Molto tempo viene impiegato per stabilire gli obiettivi e la visione, ma quando arrivano i tempi di esecuzione, il modo di pensare ritorna a “solo fare le cose”.
È questo modo di pensare che, dopotutto, può fare una grande differenza.
Per evitare di non soddisfare le richieste che il cliente si aspetta (e di non raggiungere quindi i risultati desiderati), si può ricorrere alla gestione dei progetti, elemento cruciale per garantire un flusso di lavoro efficace per l’azienda.
In questa sede ci concentriamo su uno strumento di Project Management, il metodo Kanban.
Cos’è il metodo Kanban?
Abbiamo già approfondito la metodologia Kanban, come tecnica di lean manufacturing.
Il termine deriva dal giapponese “kan” che significa “visuale” e “ban” che significa “segnale” ed è stato ideato da Taiichi Ohno, padre del Toyota Production System (TPS), per migliorare e gestire i sistemi di produzione just in time.
All’inizio del 21° secolo, i principali attori del settore del software si sono resi rapidamente conto di come Kanban potesse essere usato per cambiare positivamente le modalità di consegna di prodotti e servizi.
Con una maggiore attenzione all’efficienza e sfruttando i progressi della tecnologia informatica, Kanban ha lasciato il regno dell’industria automobilistica ed è stato applicato con successo da altri settori commerciali complessi come IT, sviluppo software, marketing e così via.
In effetti, ciò che ora riconosciamo come metodo Kanban con tutti gli elementi fondamentali è emerso all’inizio del 2007.
In questa metodologia, gli oggetti di lavoro sono rappresentati visivamente su una lavagna Kanban (detta Kanban Board), consentendo ai membri del team di vedere lo stato di ogni lavoro in qualsiasi momento.
Una lavagna Kanban è uno strumento di gestione dei progetti agile progettato per aiutare a visualizzare il lavoro, limitare i lavori in corso e massimizzare l’efficienza (o il flusso). Le lavagne Kanban utilizzano cartellini, colonne e miglioramenti continui per aiutare i team e l’assistenza ad impegnarsi nella giusta quantità di lavoro.
Questi cartellini possono essere semplicemente montati su un muro, o gestiti da uno dei tanti software disponibili sul mercato oggi.
In questo modo risulta molto semplice monitorare visivamente lo stato e l’avanzamento delle attività.
I 4 principi fondamentali del metodo Kanban
David J. Anderson, professore universitario e pioniere nel campo del metodo Kanban, ha ideato questo strumento come un approccio al processo incrementale, evolutivo e al cambiamento dei sistemi per le organizzazioni del lavoro di conoscenza. Esso è composto da quattro principi e sei pratiche, che vediamo proseguendo nella lettura dell’articolo.
Inizia con quello che fai ora
La flessibilità di Kanban consente di sovrapporla a flussi di lavoro, sistemi e processi esistenti senza interrompere ciò che è già stato fatto con successo; evidenzierà naturalmente le questioni che devono essere affrontate e aiuterà a valutare e pianificare i cambiamenti in modo che la loro attuazione sia il più dirompente possibile.
La versatilità di Kanban consente di introdurlo in modo graduale e comprensivo a tutti i tipi di organizzazione senza timore di un impegno eccessivo o di uno “shock culturale”. Ciò semplifica l’implementazione di Kanban in qualsiasi tipo di organizzazione in quanto non è necessario apportare modifiche radicali sin dall’inizio.
Accetta di perseguire cambiamenti incrementali, evolutivi
La metodologia Kanban è progettata per soddisfare una resistenza minima e quindi incoraggia continue piccole modifiche incrementali ed evolutive al processo corrente. In generale, i cambiamenti radicali sono scoraggiati perché di solito incontrano resistenza a causa della paura o dell’incertezza.
Rispetta l’attuale processo, i ruoli e le responsabilità
Kanban riconosce che i processi, i ruoli, le responsabilità e i titoli esistenti hanno valore e, in generale, meritano di essere preservati. Il metodo Kanban non proibisce il cambiamento, anzi quest’ultimo è progettato per promuovere e incoraggiare cambiamenti incrementali, logici, senza innescare la paura del cambiamento stesso.
Incoraggia gli atti di leadership a tutti i livelli
Questo è il nuovo principio Kanban. È importante che tutti promuovano una mentalità di miglioramento continuo (Kaizen) al fine di raggiungere prestazioni ottimali a livello di squadra/dipartimento/azienda. Questa diventa un’attività fondamentale e chiave che non può essere dimenticata.
Le 6 pratiche del metodo Kanban
Esistono sei pratiche fondamentali identificate da David Anderson che devono essere presenti per una corretta attuazione.
1) Visualizza il Flusso
La prima e più importante attività è capire cosa serve per ottenere un prodotto consegnabile. Solo dopo aver compreso come funziona il flusso di lavoro, puoi aspirare a migliorarlo apportando le modifiche necessarie.
Per visualizzare il processo con un sistema Kanban, avrai bisogno di una lavagna (detta Kanban Board) con carte e colonne. Ogni colonna della scheda rappresenta un passaggio nel flusso di lavoro. Ogni carta Kanban rappresenta un oggetto di lavoro.
Quando inizi a lavorare sull’elemento X, lo tiri dalla colonna “Da fare” e quando è completato, lo sposti su “Fatto” (o done). In questo modo è possibile monitorare facilmente i progressi e individuare i colli di bottiglia.
Si possono poi dividere le attività più urgenti da quelle meno urgenti tramite una Swimlane, ossia una linea orizzontale di divisione dei tasks.
L’immagine sotto mostra gli elementi principali di un Kanban Board, presa appositamente da Kanbanize.com.
2) Limita il WIP
Spostare l’attenzione di una squadra a metà strada generalmente danneggerà il processo e il multitasking è una strada sicura per generare sprechi e inefficienza.
Una funzione principale di Kanban è quella di garantire un numero gestibile di elementi attivi in corso in qualsiasi momento. Se non ci sono limiti di lavori in corso (Work in process, WIP), non si sta eseguendo Kanban.
Limitare il WIP significa che un sistema pull è implementato su parti o su tutto il flusso di lavoro. L’impostazione del numero massimo di elementi per fase garantisce che una carta sia “tirata” nel passaggio successivo solo quando è disponibile la capacità. Tali vincoli illumineranno rapidamente le aree problematiche del flusso in modo da poterle identificare e risolverle.
3) Gestisci il flusso
L’idea generale di implementare un sistema Kanban è quella di creare un flusso regolare e sano. Per flusso, intendiamo il movimento di oggetti di lavoro attraverso il processo di produzione. Siamo interessati alla velocità e alla scorrevolezza dei movimenti.
Quindi, gestire il flusso significa gestire il lavoro ma non le persone. Invece di micro-gestire le persone e cercare di tenerle sempre occupate, dovremmo concentrarci sulla gestione dei processi di lavoro e sulla comprensione di come far passare quel lavoro più rapidamente nel sistema.
Idealmente, vogliamo un flusso rapido e regolare. Ciò significherebbe che il sistema sta creando rapidamente valore. In questo modo possiamo ridurre al minimo il tempo medio di ciclo per la produzione ed evitare il costo del ritardo ma in modo prevedibile ed intelligente.
4) Rendi esplicite le politiche di processo
Non puoi migliorare qualcosa che non capisci. Questo è il motivo per cui il processo dovrebbe essere chiaramente definito, pubblicato e condiviso.
Le persone non assocerebbero e parteciperebbero a qualcosa che non credono utile. Quando tutti hanno familiarità con l’obiettivo comune, sono maggiormente in grado di lavorare e prendere decisioni in merito a un cambiamento che ti sposterà in una direzione positiva.
5) Implementa cicli di Feedback
Affinché il cambiamento positivo avvenga, abbia successo e continui, è necessario fare un’altra cosa. La filosofia Lean supporta l’ipotesi che siano necessarie riunioni regolari per il trasferimento delle conoscenze (i cosiddetti cicli di feedback).
Queste sono le riunioni giornaliere per la sincronizzazione dei team, che si tengono davanti al consiglio Kanban e dove ogni membro dice agli altri cosa ha fatto il giorno precedente e cosa farà oggi.
La frequenza di queste riunioni dipende da molti fattori, ma l’idea è che siano regolari, a un’ora rigorosamente fissa, dritti al punto e mai inutilmente lunghe.
La durata media ideale di un meeting dovrebbe essere tra 10-15 minuti e altri possono raggiungere fino a un’ora a seconda delle dimensioni della squadra e degli argomenti.
6) Migliora in modo collaborativo (utilizzando i modelli e il metodo scientifico)
Il modo per ottenere un miglioramento continuo e un cambiamento sostenibile all’interno di un’organizzazione è attraverso la visione condivisa di un futuro migliore e la comprensione collettiva delle questioni che devono essere superate.
I team che hanno una comprensione condivisa delle teorie sul lavoro, il flusso di lavoro, il processo e il rischio hanno maggiori probabilità di costruire una comprensione condivisa di un problema e suggerire passi verso il miglioramento, che possono essere concordati per consenso.
Kanban vs Scrum: come si confrontano?
La maggior parte dei professionisti considera il metodo Kanban come una forma di Agile, una filosofia di gestione del progetto iterativa che contrasta con le strutture di progetto tradizionali, come Waterfall, che dipendono da sviluppi sequenziali.
Un movimento strettamente affine è Lean, che è cresciuto anche dalle pratiche di produzione di Toyota e ha tra i suoi principi fondamentali quelli di: eliminare gli sprechi, amplificare l’apprendimento, decidere il più tardi possibile, consegnare il più velocemente possibile e potenziare il team.
La tecnica Agile più famosa è Scrum che è organizzata attorno a uno sprint di lavoro (un periodo di tempo prestabilito, di solito da due a quattro settimane) durante il quale il lavoro avviene. Implica alcune regole, ruoli e strutture su come opera il team. C’è una forte enfasi sull’auto-organizzazione del team.
Kanban è meno strutturato e più adattabile di Scrum e ha meno regole. È possibile applicare i principi Kanban a qualsiasi processo in atto. Invece di essere impacchettato come Scrum, Kanban limita la quantità di WIP per guidare il cambiamento.
In realtà, se un’organizzazione ha bisogno di un cambiamento radicale, Scrum potrebbe essere una scelta migliore. Se si hanno alcuni processi che funzionano bene, Kanban consentirà di migliorare nel tempo senza interrompere enormi e improvvisi cambiamenti.
Scrum, con i suoi rigorosi limiti di tempo, è visto come una scelta più naturale per i team che hanno tempistiche critiche che devono essere rispettate.
Maggiori informazioni sul metodo kanban puoi trovarle in:
