Qualsiasi attività quotidiana che svolgiamo può essere definita un processo.
Dal lavarsi i denti, ad andare al lavoro fino a fare la spesa, tutto è un processo.
Le stesse attività di lavoro lo sono. Come le svolgiamo dopodutto, ha un forte impatto sul risultato che andremo ad ottenere (per non parlare del benessere o stress che esso può generare). Chi studia le tecniche lean, o di miglioramento dei processi, lo sa molto bene.
Una di queste è proprio il modello PDCA, argomento centrale dell’articolo.
Cos’è il modello PDCA?
Il ciclo Plan-Do-Check-Act (PDCA), noto anche come ruota Deming o ciclo Deming, rappresenta un metodo iterativo per il miglioramento continuo di processi, prodotti o servizi ed è un elemento chiave della gestione snella per migliorare i processi aziendali.
Sviluppato originariamente dal fisico americano Walter A. Shewhart negli anni ’20, il ciclo si ispira alla valutazione continua delle pratiche di gestione e alla volontà del management di adottare e ignorare idee non supportate.
Il metodo è stato reso popolare dal pioniere del controllo di qualità Dr. W Edwards Deming negli anni ’50 e ha coniato per la prima volta il termine “Ciclo di Shewhart” in onore del suo mentore. Fu Deming a rendersi conto che il ciclo PDCA poteva essere usato per migliorare i processi di produzione negli Stati Uniti durante la seconda guerra mondiale.
Come suggeriscono tutti questi nomi, il ciclo PDCA è un ciclo piuttosto che un processo con una fine (come capita generalmente nel ciclo vita dei progetti). L’obiettivo è migliorare l’esecuzione di un processo in maniera continua senza smettere come apprendere e crescere.
Il modello PDCA si compone di 4 fasi principali:
- Plan (Pianifica): dove vengono progettati o rivisti i componenti dei processi aziendali per migliorare i risultati;
- Do (Implementa): allo scopo di implementare il piano e misurarne le prestazioni;
- Check (Verifica): vengono qui valutate le misurazioni e riferiti i risultati ai decisori;
- Act (Azione): è l’ultima fase in cui vengono prese e attuate le modifiche necessarie per migliorare il processo.
Pianificazione
Nel primo passaggio viene pianificato letteralmente ciò che deve essere fatto. A seconda delle dimensioni del progetto, la pianificazione può richiedere gran parte degli sforzi del team.
Di solito consisterà in passaggi più piccoli, quindi è possibile costruire un piano adeguato con meno possibilità di fallimento. Prima di passare alla fase successiva, devi essere sicuro di aver risposto ad alcune preoccupazioni di base:
Qual è il problema principale che dobbiamo risolvere?
Di quali risorse abbiamo bisogno?
Quali risorse abbiamo?
Qual è la soluzione migliore per risolvere il problema con le risorse disponibili?
In quali condizioni il piano sarà considerato di successo?
Quali sono gli obiettivi?
Solo dopo aver chiaro quello che si vuole raggiungere, e aver stipulato un piano in grado di raggiungere l’obiettivo prefissato è possibile passare alla fase successiva.
Implementazione
Nel secondo passaggio del ciclo, si esegue il piano d’azione creato nel passaggio precedente. Questa parte è cruciale per il corretto sviluppo della metodologia. Pertanto, dovrebbe essere fatto e analizzato attentamente per evitare fallimenti e aumentare il successo delle attività.
È importante che la pianificazione sia stata eseguita in modo dettagliato e con calma, in modo che non vi siano carenze nel resto del processo. “Do” è l’esecuzione del piano creato ed è anche il luogo in cui il team viene addestrato affinché il metodo funzioni.
È importante annotare tutti i risultati (positivi o negativi) e la data in cui si sono verificati, oltre a comunicare e formare i dipendenti selezionati per le azioni e le loro scadenze, avvalendosi ad esempio di tecniche di formazione. Senza questo, non c’è modo di applicare la metodologia PDCA con il successo desiderato.
Verifica
È la fase in cui il team controlla e analizza ciò che è stato eseguito e i risultati ottenuti in base al piano d’azione.
Questa analisi può anche essere sviluppata durante l’intero ciclo del piano, poiché viene utilizzata per controllare costantemente il lavoro (se viene eseguito correttamente) e anche i suoi risultati (la verifica statistica dei dati, come guasti ed errori).
È importante verificare che ciò che è stato pianificato sia già in fase di attuazione, oltre a confrontare i risultati tra prima e dopo e lo sviluppo del raggiungimento dell’obiettivo proposto.
Se i risultati del controllo non sono soddisfacenti, si consiglia di tornare alla fase di pianificazione.
Azione
Questo è l’ultimo passaggio del ciclo, che consiste nel mettere in pratica le azioni correttive dei problemi. Nel passaggio precedente (check), verranno identificati i problemi e i guasti che devono essere corretti in questo passaggio.
Coloro che vogliono davvero capire come fare PDCA passo dopo passo, è necessario tenere presente che questo è il momento di standardizzare il processo, condividere l’apprendimento con tutti i soggetti coinvolti, riflettere su cosa può essere cambiato e ripetere il ciclo PDCA!
Quando utilizzare PDCA
Il ciclo di Deming può migliorare qualsiasi processo o prodotto suddividendolo in passaggi più piccoli. È particolarmente efficace per:
- Contribuire ad attuare le iniziative di Total Quality Management o Six Sigma e in generale contribuire a migliorare i processi.
- Esplorare una serie di soluzioni ai problemi e pilotarle in modo controllato prima di selezionarne una per l’implementazione.
- Evitare lo spreco di risorse lanciando una soluzione inefficace su larga scala.
È possibile utilizzare il modello in tutti i tipi di ambienti aziendali, dallo sviluppo di nuovi prodotti, alla gestione di progetti e modifiche, al ciclo di vita dei prodotti e alla gestione della catena di fornitura.
Esempio di applicazione in un caso industriale
Un esempio di modello PDCA tratta di un imprenditore di un’azienda che produce e vende vasche da bagno. Egli si accorge che i progetti si impantanano durante l’installazione della vasca.
Pertanto decide di riunire due dei suoi installatori, il segretario, il contabile e un manager e li assegna per incontrarsi ogni due settimane. Innanzitutto, identifica che l’installazione della vasca da bagno è in media tre giorni di manodopera.
Quindi riscrive la sua dichiarazione in modo da definire quanti giorni dovrebbero essere necessari: “Entro sei settimane, l’installazione di una vasca da bagno richiederà un giorno e cinque ore di manodopera“. In questo esempio, il manager non ha detto “Ci vuole troppo tempo per installare una vasca da bagno. “
Invece, ha dichiarato quando vuole vedere un miglioramento, esattamente quale sarà quel miglioramento e come verrà misurato. Successivamente, il team prende in esame i possibili motivi del lungo tempo di installazione:
Il cliente sceglie la vasca abbastanza presto nel processo di rimodellamento?
Ci sono ritardi nell’ordinare la vasca dal produttore?
I sigillanti e gli altri materiali necessari per l’installazione sono sempre a portata di mano?
Nelle prossime settimane, i membri del team sono incaricati di tenere traccia di questi vari fattori. Ma ora che tutti prestano attenzione al miglioramento del processo, si scopre che alcune vasche da bagno vengono spedite con un metodo molto più veloce di un altro. Il piano viene attuato o rivisto e il processo continua includendo questo nuovo parametro.
Con il piano rivisto il cliente sceglie la vasca all’inizio del processo, che viene quindi ordinata in modo tempestivo e spedita dallo spedizioniere preferito. Vengono tenuti a portata di mano materiali di installazione adeguati; e a metà del secondo ciclo, il manager si rende conto che l’obiettivo è stato raggiunto.
Fattori Critici per il successo di un modello PDCA
Gli esperti descrivono cinque fattori che sono necessari, indipendentemente dal settore in cui ti trovi, se vuoi che il ciclo di cambiamento rapido PDCA abbia successo.
Il responsabile del cambiamento deve essere qualcuno che può interagire con tutti i livelli all’interno della struttura aziendale. Deve anche mantenere la sua gente motivata e interessata.
È necessario dimostrare l’impatto negativo del problema sui dirigenti aziendali. I dirigenti più spesso si imbattono in problemi che coinvolgono beni o preoccupazioni delle risorse umane a un livello o all’altro.
Un altro fattore è di tenersi aggiornato su ciò che altre aziende stanno facendo, sia all’interno che all’esterno del settore di appartenenza.
Chiedi ai clienti cosa vogliono. Fai finta di essere un cliente e contatta la tua azienda per assistenza. Durante tutto il processo, prenditi il tempo per esaminare i clienti sul perché pensano che gli errori accadano o su come fanno le scelte. Contatta nuovamente i clienti dopo che i nuovi processi sono stati messi in atto per essere certi che le modifiche siano efficaci.
Istituisci le tue modifiche con un piccolo gruppo di persone e utilizza brevi cicli di test prima di adattare o eliminare una modifica. Ricorda che PDCA è per un cambio rapido del ciclo!
Evoluzione del ciclo PDCA: il modello PDSA
Nel 1986, Deming ha modificato la descrizione di PDCA. Voleva sottolineare l’importanza di riflettere sul significato di qualsiasi metrica che stai controllando … ed è stato qui che è emerso il PDSA (Plan – Do – Study – Act per maggiori informazioni puoi vedere la storia di PDSA qua).
Deming era enfatico sull’importanza non solo di “controllare” lo stato di un sistema, ma di usare quella conoscenza per comprendere meglio il prodotto o il processo da migliorare, da qui la sua raccomandazione di usare il PDSA come naturale evoluzione del modello PDCA.
Alla fase di Check è stata sostituita la S che sta per Study: in questo modo, possiamo capire meglio che dovremmo studiare i risultati dell’esperimento e quindi apportare le modifiche in base ai risultati delle contromisure messe in atto per testare l’ipotesi.
Non commettere l’errore di pensare che PDCA o PDSA sia meglio dell’altro in qualche modo. Alla fine, sono entrambi strumenti e sono stati entrambi creati con uno scopo specifico.
È necessario riconoscere la corretta applicazione di ciascuno dei due e sapere quando una situazione richiede una di esse.
Infatti, a volte potresti non avere così tante informazioni con cui lavorare, rendendo l’uso del PDCA più appropriato. In effetti, i cicli di breve durata spesso associati ad essa possono rivelarsi molto più vantaggiosi quando si cerca di realizzare miglioramenti rapidi e puntuali nella propria organizzazione.
D’altra parte, se devi assicurarti di esaminare i risultati della modifica in modo approfondito, allora dovresti puntare ad utilizzare PDSA.
