1) Campi calcolati
In certe situazioni risulta fondamentale analizzare dati che sono una derivazione di quelli già presenti nella tabella iniziale. Se si conosce l’output del dato da esaminare si può procedere a creare un campo calcolato.
Esso, tramite operazioni matematiche tra due campi già esistenti, aggiunge una nuova colonna alla tabella pivot.
Per creare un campo calcolato basta cliccare su una cella qualsiasi della tabella pivot. Dirigersi nella barra Analizza, nel menù calcoli e successivamente in Campi, elementi e set e infine su campo calcolato.
Decidi un nome per il campo calcolato. Dopodichè inserisci dentro la casella Formula la formula che calcolerà il risultato che ti interessa, ricordandoti di scegliere almeno un campo già esistente.
Nel nostro esempio, creiamo un campo calcolato chiamato Uscite giorno per vedere di ogni categoria e causale quanto spendiamo mediamente in un giorno (i giorni considerati nella tabella sono 11).
Otterremo il risultato seguente:
Il campo calcolato così creato verrà inserito nell’area valori. Non è possibile spostarlo all’interno delle aree filtro, righe o colonne.
2) Filtro dati
Se si sta lavorando su un database di migliaia di righe e molte colonne creare una tabella pivot semplifica certamente la mole di dati che si vuole analizzare, ma a volte, ciò può non essere sufficiente.
Infatti può risultare necessario individuare specifiche informazioni contenute all’interno della tabella pivot. Per fare ciò si possono utilizzare i filtri dati.
Sempre cliccando sulla tabella pivot, posizionati sulla barra Analizza. Clicca su inserisci filtro dati. Ti si apre una casella dove devi spuntare il dato, che rappresenta le colonne della tabella originale, che ti interessa filtrare. Clicca su ok.
Ora puoi scegliere e cercare i dati che ti interessano. Se ti interessa selezionare più di un dato è importante selezionare Selezione multipla.
3) Sequenze temporali
In certe situazioni è importante suddividere i dati a disposizione secondo periodi temporali (giorni, settimane, mesi, e così via). Puoi agire in due modi:
- Inserire una sequenza temporale: posizionati sulla barra Analizza e successivamente su Inserisci sequenza temporale nel menù filtra. E’ importante avere nella tabella originale una colonna con indicate le date e formattate come data nel foglio di calcolo.
- Inserire nell’area filtro la colonna data (come fatto in questo esempio). Se ti interessa suddividere in settimane il filtro puoi creare una colonna alla tabella originale inserendo il numero di settimane (utilizza la formula semplice Num_Settimana()).
Se ti interessa il dato in mesi invece è possibile creare una colonna alla tabella originale inserendo il numero del mese (utilizza la funzione Mese()).
4) Grafico pivot
Se vuoi avere una visione più chiara e sintetica della tabella pivot, puoi inserire un grafico pivot. Nella barra Analizza clicca in Inserisci grafico pivot nel menù Strumenti.
Scegli in base alle esigenze il grafico migliore per analizzare i dati che stai utilizzando. Se non si ha idea di che tipo di grafico si ha bisogno si può prima provare ad inserire un grafico pivot consigliato (Inserisci -> Inserisci grafico pivot consigliato).
Quelli che più utilizzo sono il grafico a linee e a colonne, perché danno una rappresentazione immediata dei risultati.
Il vantaggio principale dei grafici pivot è che al variare della tabella pivot anch’essi si modificano.
5) Struttura
Questa tecnica permette di stabilire un layout alla pivot. In particolare possiamo scegliere tra:
- Layout compatto: è il formato più sintetico della tabella pivot.
- Layout struttura: dà alla tabella pivot una struttura predefinita.
- Layout tabella: rappresenta la tabella pivot come una normale tabella Excel.
Per cambiare layout posizionati sempre nella tabella pivot e clicca sulla barra Progettazione. Nel menù layout clicca su layout report e seleziona quello più adeguato alle tue esigenze.
6) Subtotali e Totali
Da una tabella pivot può risultare indispensabile ottenere il totale di un determinato valore riga o colonna. Inizialmente i totali e i subtotali sono già inseriti di default quando si crea una tabella pivot.
Tuttavia può risultare necessario ottenere i totali solamente delle righe (o delle colonne). Per modificare tale impostazione occorre recarsi in Progettazione. Nel menù layout cliccare su totali complessivi. Selezionare Attivati solo per righe (o solo per colonne).
Per quanto riguarda i subtotali si possono eliminare se impropri, oppure mostrare solo a fine gruppo o inizio gruppo.
Occorre quindi nel menù Progettazione cliccare nel menù layout su subtotali e cliccare su non mostrare subtotali (o Mostrare i subtotali alla fine del gruppo se si vogliono in fondo, o Mostrare i subtotali all’inizio del gruppo se si vogliono come primo risultato).
Nel nostro esempio non abbiamo i subtotali perché abbiamo solo un campo nell’area riga (e colonna).
Importante è aggiornare la tabella pivot ogni volta che vengono inseriti dati nel database originale.
Se non si è creata una tabella prima di inserire tali dati accade che ogni volta occorre modificare l’origine dei dati (il numero di riga e di colonna della tabella originale) che saranno inclusi nella tabella pivot.
In base a quanto appena affermato è buona prassi creare una tabella. Seleziona le celle che faranno parte della tabella e clicca sulla barra Inserisci -> Inserisci tabella.
Se ciò non è stato fatto, nessun problema: segui la seguente procedura per evitare di dover modificare l’intervallo di origine dati di volta in volta per aggiornare la pivot.
1) Seleziona le celle in cui sono stati inseriti i dati e posizionati nella barra home.
2) Nel menù stili seleziona formatta come tabella (e scegli il modello che preferisci).
3) Dai un nome alla tabella e clicca su ok.
4) Inserisci la pivot. Si noti che nella spunta “Seleziona tabella o intervallo” è comparso il nome della tabella assegnatogli precedentemente. Clicca su ok.
5) Se hai bisogno di inserire altri dati nella tabella originale basta che scrivi nella prima riga bianca sotto (o colonna a fianco) la tabella formattata. Si vedrà che in automatico la riga (o colonna) verrà inserita nella tabella creata.
Infine basterà aggiornare la tabella pivot: in questo modo le righe aggiunte alla tabella vengono automaticamente incluse nella tabella pivot e le colonne inserite vengono incluse nell’elenco Campi tabella pivot.
Spero che l’articolo ti sia stato d’aiuto. Ti è piaciuto? Fammi sapere nei commenti qual è la tecnica che maggiormente usi.
